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paiza開発日誌

IT/Webエンジニア向け総合求人・学習サービス「paiza」(https://paiza.jp ギノ株式会社)の開発者が開発の事、プログラミングネタ、ITエンジニアの転職などについて書いています。

就活生、最低でもこれだけは知らないとヤバい【電話マナーの基礎】

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Photo by Andrey
f:id:paiza:20140916135428p:plainこんにちは。谷口です。

そろそろ就活の準備を始めないと……と考えている学生の皆さん、企業と電話でやりとりする際のマナーに自信はありますか?

就活を本格的に始めますと、企業の人事担当者や社会人の先輩達と電話でやり取りする機会が急増します。そこで友達へ連絡するときと同じような感覚で対応をしてしまいますと、当然ですがよい印象を持たれず、思わぬところで自分の評価を落とすことになってしまいます。

今回は就活生の方へ向けて、企業へ電話をかける際のマナーについてお話しいたします。

↓メールのマナーに関する記事はこちら
paiza.hatenablog.com

■就活時に気をつけたい電話のマナー

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Photo by Sascha Kohlmann
実際に、就活生と直接やりとりをすることの多い人事部の新卒採用担当者の方からお話を聞いていると「学生からかかってくる電話がわかりづらすぎる」と言われる方が非常に多いです。怒り心頭な方もいらっしゃるぐらいです。

今は携帯電話のみならずLINE等の簡単に個人と連絡できるツールが発達していますので、電話をかける機会も激減し、「とにかく電話が苦手」という方も多いと思います。(こんな記事を書いていますが私もどちらかと言えば苦手です……)

とは言え就活や実際のビジネスでは、電話をかけたり受けたりという場面が多く発生します。

最初はうまく対応できなくて当たり前ですので、最低限失礼に当たらない・相手を不快にさせない・嫌われないためのマナーと、それ以前に心がけるべき項目をまとめてご紹介します。難しい対応はすっ飛ばして初歩的なことを書きますので、就活が本格化する前に頭の片隅に置いていただけますと幸いです。

◆かける時間を考える

まずは電話をかける以前の話です。

企業には忙しいと思われる時間帯や担当者が不在になりがちな時間帯があります。

もちろん緊急時や時間の指定があった場合はこの限りではありませんし、就活生の皆さんも授業やバイトの合間を縫って電話をかけるわけですから都合があると思います。

しかし、電話をかけるのに適した時間帯とそうでない時間帯があるということは知っておきましょう。

◇月曜(休み明け)の午前中

特に休日明けの午前中は、週末に溜まった業務の対応や、その週の業務に関する打ち合わせ等で慌ただしいことが多いため、できれば避けた方がよいでしょう。

また、電話をかける時間が早すぎて、まだ担当者が出勤していないというのも就活生によくあるパターンです。急ぎの件でなければ、早くても11時以降、または午後にした方がよいでしょう。

◇昼休み(12~14時頃)

学生の方も学校やバイトのお昼休み中は電話がかけやすいタイミングなんだと思いますが、昼休みなのは企業の担当者も同じですので、不在なことがよくあります。

急ぎの件でなければ12時~14時頃まではなるべく避けた方が無難です。

◇夜18時(終業時刻)以降

学生の皆さんも学校やバイトで夜しか時間がないという方もいらっしゃるかもしれませんが、終業時刻以降は担当者不在の場合も多くあります。定時以降は留守電の設定になっている企業もありますので、注意しましょう。また、つながったとしても、あまり夜分遅い時間に電話をかけるのは失礼に当たります。

◇土日祝日等、企業の休業日

当然ですが、誰もいません。

◆静かで電波のいいところで

まだまだ電話をかける以前の話ですが、電話は静かで電波のよいところでかけましょう。

電波が悪くて電話が途中で切れてしまう、駅のホームや繁華街等の騒がしいところから電話がきて全く聞き取れないということが非常によくあります。

街なかで電話をする必要が発生した場合は、なるべく騒々しい場所から離れた場所を探しましょう。ぶちぶち切れる電話や雑音で聞き取れない電話は、電話の内容以前に相手を非常に不快にさせます。

◆メモとスケジュールを用意してから

まだ電話をかける以前の話です。最低限、手元にはメモとスケジュールを用意しておきましょう。

今はスマホに入れたアプリでスケジュールを管理しているという人も多いかと思います。通話中もアプリを立ち上げることはできますので、通話中の操作にも慣れているという人はそれでも全く問題ありません。

ただ、あまり電話に慣れていない人が、緊張のなか通話をしながらアプリを起ち上げ、スケジュールを確認・追加・変更……といった操作をスムーズにできるでしょうか?(実際にパニックになって間違えて電話を切ってしまったという人もいます)

個人的には就活中のスケジュールやメモは手書きの手帳で管理した方が落ち着いて対応できるかと思います。手帳だとかさばるのが嫌だという人もいるかと思いますので一長一短ですが……。

◆いいから名乗る、とにかく名乗る、まず名乗る

ようやく通話に関する話です。

電話をかけて、相手が出たらまず「お忙しいところ恐れ入ります」、やむを得ず遅い時間になった場合は「夜分恐れ入ります」等の挨拶をしましょう。間違っても第一声から「説明会の予約をしたいんですが……」等と言ってはいけません。居酒屋に予約の電話をするのとはわけが違います。

そして挨拶の後には必ず「私、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗ってください!!声を大にして言いますがまずは名乗ってください!!お願いします。

繰り返しますが、間違っても第一声から「〇〇さんいますか?」「さっき着信があったんですけど……」などと言わないようにしてください。

また、就活中はかかってきた電話に出る際も、企業からの可能性があれば「はい、〇〇です」と苗字ぐらいは名乗りながら出た方がよいでしょう。

◆名乗ったら担当の人につないでもらいましょう

自分が何者なのかを名乗ったら、「人事部の〇〇様をお願いできますでしょうか」等と言って、用事のある担当の方につないでもらいましょう電話に出た方がその担当者とは限りません。というか個人のデスクに直通の番号でない限り、まず担当者の方ではないと思った方がよいでしょう。

くれぐれも担当でない方にいきなり「説明会の予約をしたいんですが……」「さっき着信があったんですけど……」などと言わないようにしてください、お願いします。何度も言いますが、居酒屋に予約をしているのではありません。

◆担当の人につながったら再度名乗りましょう

目的の担当者につながった際、恐らく先方は「お電話かわりました、〇〇です」と名乗ってくださいます。この時点で安心していきなり「説明会の予約をしたいんですが……」等と要件を言わないようにしてください

担当の方にも改めて「お忙しいところ恐れ入ります、〇〇大学××学部△年の□□と申します」と名乗りましょう。その上で初めて用件を伝えるようにしてください。

◆電話を切るとき

電話を切る時は、くれぐれも「あ、は、はい、はいぃ~……ガチャッ」といった感じにならないようにお願いします。

「よろしくお願いいたします」「お忙しいところありがとうございました」「失礼いたします」といったことは伝えましょう。用事があって電話をした以上、相手の方には何らかの対応をしていただいたわけですから、それに対する「お忙しいところありがとうございました」、電話を切るにあたっての「失礼いたします」といった挨拶を添えてから切るようにしてください。

恐らく相手の方も「それでは〇月〇日の面接もよろしくお願いいたします」「お電話ありがとうございました」といういようなことを言ってくれますので、それに合わせてこちらからの挨拶も入れていきましょう。

◆いろいろな予期せぬパターン

電話をかけて、その場に目的の担当者がいて、無事に用事が済んだら一件落着なのですが、相手が不在だった等の予期せぬパターンも非常によくあります。電話の前でパニックになってしまいそうになりますが、落ち着いて対応しましょう。

◇採用担当者にかわってもらうようお願いしたら「どういったご用件でしょうか?」と聞かれた

素直に手短に「説明会を予約したいのですが」「面接の日時の変更をお願いしたいのですが」等と言えれば大丈夫です。ここで詳細に「面接を〇日の〇時からお願いしていたのですが、都合が悪くなってしまったので×日に変更を~……」等と言わなくて大丈夫です。

◇「担当者が席を外している」と言われた

恐らく就活生相手の場合は「戻り次第かけ直させます」と言ってくれる場合が多いか思います。また、採用担当者が複数人いる場合は別の方にかわってくれる場合もあるでしょう。

ただ、「〇時頃戻ります/本日は退社いたしました/本日はお休みをいただいております/が、いかがいたしましょうか?」等と言われた場合は、「それでは改めて〇時頃にまたご連絡させていただきます」等と言いましょう。そして必ずこちらから改めてかけ直すようにしましょう。

■まとめ

電話は相手の時間を奪って対応をしてもらうものです。

就職後の社会人生活に役立てられるよう、就活を機に電話に関するマナーの基礎をある程度学んで身につけられるとよいかと思います。


ただ、どうしても電話が苦手だという人は、企業とのやりとりを仲介してくれる就活サービスを利用するのも一つの手です。

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