私は制作会社のWebディレクターとして、プロジェクトの管理運用を主な業務として行っています。スケジュールの管理や各人のタスク管理なども、Webディレクターの重要な仕事のひとつです。
大きな規模のプロジェクトになると、一度引いたスケジュールをたびたび調整しながら進めていきます。プロジェクトの全体像を把握しつつ、タスクの進捗状況に応じてスケジュールを何度も細かく調整する必要があります。
そのため利用するツールは、直感的に操作できるNumbersやGoogleスプレッドシートを好んで使うようにしています。
しかし、1pで完結するLPや10ページ未満のミニサイトなど、比較的小さな規模のプロジェクトの場合は、逆に使いづらさを感じます。むしろもう少しコンパクトにまとめつつ、情報を一箇所にまとめられるツールのほうが便利です。
そこで私が愛用しているのは、Notionのタイムライン機能。これが非常に手軽で便利なのでオススメなのです。
【目次】
Notionの「タイムライン」が便利な理由
Notionのタイムラインを使う理由は、とにかく簡単だからです。手間をかけずに「そこそこいい感じのプロジェクト管理ができる」というのが最大の魅力です。
タイムライン形式での管理は、単なるスケジュール管理だけでなく、Backlogのようなタスク管理としても利用できます。タスクの進捗状況やステータスを更新しながら、行動記録を残していけます。
タスクの移動や期日の変更など、スケジュールの調整も簡単。タイムライン上から、タスクをドラッグするだけの作業です。
関係者への共有ができるのも大きなメリットです。プロジェクトメンバーを招待して一緒に管理してもいいですし、クライアントにURLを共有して確認してもらうのにも役立ちます。
プロジェクトが完了したら、それをそのままアーカイブとして残せるのも、Notionの強みのひとつです。プロジェクトに関する行動の記録を、手を加えることなく保存しておけるのです。
それでは実際に、どのような形でプロジェクト管理をしているか、ご紹介します。
「タイムライン」にタスクを追加するだけの簡単プロジェクト管理
やることは非常にシンプルです。プロジェクトノートを作ったら、そのノートに「タイムライン」というブロックを埋め込みます。
次に制作に必要なタスクを登録していきます。タスクのプロパティは最低限「ステータス」と「担当」ぐらいを作っておけば大丈夫です。
プロパティの種類や数は、プロジェクトの規模や内容に応じて調整してみてください。私は管理が複雑になるのを好まないので、極力シンプルに努めます。
最後に、作成したタスクの期日をタイムラインに設定していきます。マウスでクリック・ドラッグするだけで位置や長さを調整できるので、直感的でスピーディーに作成できます。
これで作成は完了です。管理しやすいように「ビューのプロパティ」→「テーブル」から「ステータス」と「担当者」をオンにして、一覧から確認できるようにしておきましょう。
タイムラインに表示する期間の間隔は、タイムラインの右上から変更可能。「時間／日／週／隔週／月／四半期／年」から選べますので、プロジェクトの規模や長さに応じて適宜変更し、全体像の把握に役立てましょう。
プロジェクトの進め方と運用方法
タイムラインによるプロジェクト管理・進行は非常にシンプルで簡単です。
- タスクの概要・ゴールなどはノートの本文に記述。必要な資料なども添付。
- タスクの実行者を「担当者」に設定。
- 進捗のメモやコミュニケーションはコメントを使用。
- タスクの進行具合に応じてステータスを変更。
おおむねこのような流れになります。
私はひとりで管理運用するためのツールとして使っていますが、プロジェクトメンバーをNotionに招待して、一緒に管理していくのもオススメです。
その際は、運用のルールをきちんと決めましょう。各人が「タスクの進捗はコメントに記述」「完了したら担当者を変更して、その旨をSlackで連絡」といった簡単なルールを守ってくれれば、それでプロジェクトは回ります。
ただ、あまり形式にこだわりすぎると管理が面倒になっていくので、ラフに使ってOKです。「担当者」と「ステータス」が把握できて、そのタスクの内容が記録できていれば、それで問題ありません。
一箇所ですべて完結できるのが強み
Notionを、Backlogのようなプロジェクト管理ツールのように利用する方法のご紹介でした。今回はミニマムな形で、小〜中規模のプロジェクトで使用するケースを想定してお話ししました。
「Notionが大規模プロジェクトには適していない」というわけではありません。タスクのプロパティやビューの設計を細かく行えば、大きな規模のプロジェクトでも十分に管理できるでしょう。
まずは小さな規模ではじめてみて、慣れてきたら徐々に大きくしていくのが良いと思います。ぜひ試してみてください。
(文：ばんか（bamka）)
「paizaラーニング」では、未経験者でもブラウザさえあれば、今すぐプログラミングの基礎が動画で学べるレッスンを多数公開しております。
詳しくはこちら
