上司や同僚にExcelデータを確認してもらうとき、メールに添付して送りますよね？
実は、その作業はかなりムダが多いのです。なぜなら、次のような手順を踏まなければならないから。
- 添付されているExcelデータをダウンロードする
- Excelを開く
- 訂正する
- 訂正したExcelデータをメールに添付して送り返す
メールを受け取った相手は、この流れをもう一度繰り返します。そして、もう一度自分にメールが届くときにも同じ作業をしなければなりません。
え？「当たり前の作業ではないか？」と思いましたか？ いえいえ、とんでもなくムダな作業なのです。
本記事では効率化オタクすぎて書籍まで出版したわたしが、効率的な「Googleスプレッドシートを使う方法」を紹介します。
【目次】
- Googleスプレッドシートを使った方法とは？
- Googleスプレッドシートなら同時編集できる
- 入力したデータを間違って削除したときは？
- URLを教えるだけで同時編集できる
- メールに添付する人生は終わりにしよう
Googleスプレッドシートを使った方法とは？
では、Googleスプレッドシートを使ってExcelを共有する方法というのはどういうことでしょうか。
Googleスプレッドシートは、すごく雑にいうとGoogle版のExcelです。次の画像のような画面で、Excelとそっくりですよね。
Excelのように表を作成できるだけでなく、「マクロ」を組んで複雑な動作をおこなうこともできます。
ここまで聞くと「Excelとなにが違うんだ？」とおっしゃるかもしれませんね。Googleスプレッドシートのすばらしい点は、クラウドであるため「同時編集」ができることです。
Googleスプレッドシートなら同時編集できる
「同時編集できる」というのはどういう意味でしょうか？ 次の画像をご覧ください。
「同時編集」という言葉どおり、同じタイミングで同じデータを作成したり修正したりできるのです。この画像のように、自分が現在さわっているセルは枠線が青くなり、ほかの人がさわっているセルは違う色で表示されます。
もし相手が訂正すれば、自分の開いている画面でも一瞬で反映されるため、常に最新のデータをお互いが持っているイメージです。つまり「間違って古いバージョンのデータを訂正してしまったよ！」といったミスも起きようがありません。
入力したデータを間違って削除したときは？
ただし、同じデータを複数の人がさわるとなると、このようなミスも発生しうります。
上司が入力したデータを間違って削除してしまった
同僚が間違った情報を上書きで入力してしまった
そのようなミスを防ぐ方法はあるのでしょうか？ ミスの起きたセルの上でマウスの右クリックをし「編集履歴を表示」を選ぶと、次の画像のように「編集履歴」をさかのぼって確認できます。
つまり、もとのデータに戻すことも簡単にできるというわけ。うっかり属性のわたしでも安心して使えるということですね！
URLを教えるだけで同時編集できる
今まで述べてきたように、Googleスプレッドシートを使えばメールにExcelを添付する必要がなくなります。
では、どうやって相手に同じデータを共有するのかというと、URLを教えるだけです。各ページ（データ）には特有のURLがあり、それを教えることで同じデータを相手も編集できるようになります。
そして一度教えたURLは、共有を解除しないかぎりずっと使えるというのも利点です。相手がアクセスしたいときには、以前伝えたURLをクリックすれば最新のデータを見られます。
相手に共有したいときは、画面の右上にある「共有」というボタンから可能です。クリックすると、次のようなウィンドウが開きます。
ここで相手の編集権限を調整でき、たとえば「閲覧者」にすればデータをさわれません。内容を見せるだけのときは「閲覧者」にしておきましょう。
また、訂正を依頼するときは権限を「閲覧者（コメント可）」にしておくのをオススメです。こうしておくとデータを直接変更できなくなり、コメントを残すことだけが許されます。
なお、編集権限を相手によって変えたい場合も指定可能ですよ。
メールに添付する人生は終わりにしよう
今回紹介したGoogleスプレッドシートを使った同時編集ですが、PCに詳しい人でも意外と使っていないことがあります。
Googleアカウントさえあれば誰でも使える方法なので、今日からぜひ試してください。
そして、メールに添付されたExcelデータをダウンロード→訂正→メールに添付して送信、という「非効率のスパイラル」を断ち切ってください。
（文：ヨス）
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