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メールの内容からほしい情報だけを自動抽出するノーコードサービス「Parsio」を使ってみた!

どうも、まさとらん(@0310lan)です!

今回は、任意のメール内容から自分が欲しい情報だけを自動的に抽出可能なWebサービスをご紹介します!

プログラミングは不要で、すべてマウス操作から設定可能なうえ、専用のメールアドレスも発行してくれます。また、GmailやGoogleスプレッドシートなど、さまざまなWebサービスとも連携ができるので活用範囲はとても広いのが特徴です。

膨大なメールから自分が必要とする情報だけを集めたいようなケースにも有効なので、ご興味ある方はぜひ参考にしてください!

Parsio

■「Parsio」の使い方

それでは、「Parsio」をどのように使えばいいのか詳しく見ていきましょう!

まずはサイトのトップページにある「Sign Up」ボタンをクリックして、無料のユーザー登録を済ませておきます。


メールアドレスやパスワードなどを入力してボタンをクリックします。


登録したメールアドレス宛に認証用のリンクが送付されるので、それをクリックしましょう。


認証完了の画面が表示されるので、以下のリンクをクリックします。


次のような管理画面が表示されたら準備は完了です!

この画面から自分専用のメールアドレスを作成したり、他のWebサービスと連携した自動処理を構築できるようになります。

■メールの内容を自動抽出してみよう!

それでは専用のメールアドレスを作成し、受信したメールから指定した箇所を自動抽出できるように設定してみましょう。

まず最初に、先ほど表示された管理画面にあるボタンをクリックしてメールボックスを作成します。


好きな名称を英数字で入力してボタンをクリックしましょう。

ちなみに、入力した名称が新規に発行されるメールアドレスの一部になります(あとから変更も可能)。


自分専用のメールアドレスが表示されるのでコピーしておきましょう。


次に、発行されたメールアドレス宛に何らかのメールを送信して、自動抽出のテストをしてみます。

今回はサンプル例として、簡単な「予約完了メール」を自分で作って送信してみます。宛先は発行されたメールアドレスにして、Gmailなど任意のメールサービスを利用して送信してみましょう。


メールを受信すると、メールボックスの画面に「テンプレート作成ボタン」が表示されるのでクリックしてください。

ここで言う「テンプレート」というのは、メールの内容から任意の箇所を自動抽出するための機能を作ることを意味します。


ボタンをクリックしたら、左側に「メールプレビュー」、右側に「テンプレートエディタ」が表示されます。


メールプレビュー画面には、先ほど送信したメールの内容が表示されています。そして、テンプレートエディタでメール内のどこを抽出したいかを設定します。


設定方法は簡単で、メールプレビューから抽出したい箇所をドラッグしてハイライトさせるだけです。

例えば、メール内のホテル名を自動抽出させたい場合は、ホテル名の箇所をドラッグしてハイライトさせます。


次に、テンプレートエディタの「a new field」ボタンをクリックします。


フィールドに分かりやすい名称を入力します(今回は「ホテル名」としました)。そして、チェックマークのアイコンをクリックしましょう。


メールプレビューを見てみると、ホテルの名称が先ほど設定したフィールド名に置き換わっているのが分かります。

これで、同じような予約メールを受信すると、自動的にホテル名を検出してくれるようになるわけです。


同じ手順で、他にも「予約番号」「利用日」「チェックイン時間」を自動抽出できるようにしてみました。

テンプレートエディタを見ると、抽出したい項目の一覧がリスト表示されているのが分かります。


最後に【Create Template】ボタンをクリックすると設定は完了です!


メールボックスから受信したメールを見てみましょう。


自動的に抽出された項目が、画面右側に表示されるようになります。


念のため、もう1度テスト用のメールを新しく送信してから、メールボックスで確認をしてみましょう。


今回はメールの内容を少し変えてみましたが、問題なく設定した箇所を自動抽出できているのが分かります。

このように「Parsio」を使うと、誰でも簡単にメールの内容から欲しい情報だけを自動抽出できるようになります。

■「Parsio」とスプレッドシートを連携しよう!

「Parsio」は、自動抽出したデータをWebhookやZapierなどを利用してさらに再利用する方法が提供されています。

例えば、Googleが提供するスプレッドシートを組み合わせれば、「Parsio」で抽出したデータを自動的に書き出して保存できるようになります。そこで、スプレッドシートの連携手順を簡単にご紹介しておきます。


連携機能を使うには、メールボックスの上部メニューから【Integrations】を選択します。すると、【Google Sheets】タブが表示されて専用の関数が表示されます。

表示されている関数をコピーしておきましょう。


次に、新規のスプレッドシートを開いて、先ほどコピーした関数を貼り付けてください。


すると、「Parsio」が自動抽出したデータをすべてスプレッドシートへ表示できるようになります。

ただし、よく見ると「利用日」や「チェックイン時間」がうまく表示されていないことが分かります。


この場合は表示形式を適切なものに変更すればOKです。例えば、「利用日」の表示を変更するならまず最初に範囲を選択してから【表示形式】をクリックしてください。


「数字」→「日付」の項目を選択します。


これで「利用日」が正常に表示されるようになります。

「チェックイン時間」も同様の手順で表示形式を「時間」に変更すれば、正常に表示されます。

この関数は定期的に「Parsio」のデータを取得してくれるのが特徴で、以降はスプレッドシートを確認するだけで最新情報をチェックできるというわけです。


さらに、「Parsio」が発行したメールアドレスではなく、例えば自分が使っているGmailのアドレスを利用して自動抽出を行うことも可能です。

この場合はGmailの設定から、「転送先アドレスを追加」ボタンをクリックして「Parsio」のメールアドレスを設定すればいいわけです。

応用テクニックとして、Gmailのフィルター機能を活用すれば、特定のメールだけを「Parsio」に転送させて自分が欲しい情報だけを簡単に抽出させることも可能です。

同じ要領で、OutlookやiCloudなどのメールアドレスを利用して自動抽出することも可能です(メール設定の詳細はこちら)。

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■まとめ

今回は、誰でも簡単にメールの内容を自動抽出できるWebサービスをご紹介しました。

「Parsio」はとても簡単な操作でメールの自動抽出を実現している優れたサービスであり、さらにPDFなどのドキュメントも同様に抽出が可能です。

開発者向けのAPIも提供されており、独自のサービスと組み合わせるような使い方もあるのでアイデア次第で面白い活用法を見つけられると思います。

ぜひみなさんもメールの自動抽出を設定して、効率よく情報収集ができる機能を試してみてください!


<参考リンク>
「Parsio」公式サイト




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