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こんにちは。谷口です。
学生の皆さんは、就活を始めた途端、企業の人事担当者や社会人の先輩達とメールでやり取りする機会が増えてくると思います。
多くの方々は就活で初めて企業に対するメールを書くことになると思いますので、「ビジネスメールなんてどう書いたらいいのか分からない！」と悩む方も多いかと思います。
就活生とメールでやりとりする機会の多い人事担当者やOB訪問を受けた方々からよく聞くのが、「学生から来たメールが失礼すぎる」という話です。「学生だから完璧にできるなんて思ってないけど、それでもひどすぎる」と言う方もいました。
そこで今回は、就活生の方がやりがちなメールでの失敗例と改善策についてお話ししていきたいと思います。
また就活生でなく、メール慣れしていない転職希望者の方々にも役立つ内容にしたいと思います。
気をつけたい就活メールマナー
メールアドレスは大丈夫ですか？
「そんなところから気をつけないといけないの！？」と思うかもしれませんが、多くの社会人は企業から配布されたメールアドレスを使用しています。
正直言ってそこに『love_ 〇〇@...』とか『gamble...@...』なんてアドレスでメールが届いたら、最悪スパムメールだと思われて開いてすらもらえないかもしれません。
恐らく多くの方は大学で『paiza_taro@...』のような名前や学籍番号を使ったアドレスが配布されているかと思いますので、就活メールはそのアドレスでやりとりすると決めてしまうか、Gmail等で就活用に無難なアドレスを取得した方がよいでしょう。
件名は大丈夫ですか？
件名が空欄、「こんにちは」「お願いします」だけで中身の予想ができない件名というのは、ビジネスでは通常使用しません。
これも、最悪スパムメールだと思われて開いてすらもらえない場合があります。
例えば、『【OB訪問のお願い】パイザ大学 杯座です』等のように、長すぎず、ぱっと見てメールの内容が分かるものだとよいでしょう。
また、先方からのメールに返信をする場合は、後からやりとりを振り返られるよう、引用返信をしていちいちタイトルを変えないようにしましょう。
例えば面接日時の調整や変更のお願い等で何度かやりとりが発生するのにいちいち新規作成されて件名も『ありがとうございます！』等に変更されたメールを受け取ると、受け取った側はどこの誰がいつからいつに変更になったのか一目で分からず、関連メールを再び探さなくてはなりません。
先方は自分だけではなく、多くの応募者とやりとりをしていることを念頭に置いてメールを書きましょう。
メールの中身
メール本文は、とにかく『宛名・挨拶・本文・結び・署名』という定型を守ってください。社内でのやりとりや何度か仕事をしたことのある相手に送る場合でない限り、基本的にほとんどのビジネスメールはこの型に沿って書かれています。
宛名について
上記のように、どこの誰に宛てたメールなのかを必ず明記しましょう。
この時、会社名の「株式会社」の部分を㈱とする等、略さずに正式名称を書きましょう。また、担当者の名前等が分からない場合は「ご担当者様」等しておくとよいでしょう。
業務で利用するメールは後で関係者に転送されたり、そもそもやり取りの際にCCなどで、関係者が入っている場合があるため、本文の中でも誰宛なのかがわかるようにする必要があります。
挨拶
初めてのメールの場合は、「初めまして。突然のメールにて失礼いたします。」等で始め、二度目以降なら「お世話になっております。」で始めるのがよいでしょう。
『「お世話になっております」は就活にはそぐわない』とする記事等もありますが、特に問題ないかと思います。
むしろ「こんにちは」で始める方が、就活の間は問題ないかもしれませんが、社会人になったらビジネスメールで「こんにちは」と書くことはほぼないと言っていいかと思いますので、メールは「お世話になります」で始める、と覚えた方がよいでしょう。
時々、「拝啓 早春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます～」等の挨拶文から始めている人がいますが、手紙とは違い、原則的にビジネスメールに時候の挨拶は必要ありません。丁寧な人だという印象を与えたいのかもしれませんが、むしろメールの書き方が分かってないやつだという印象がついてしまいますのでやめましょう。
名乗る
「〇〇大学××学部3年の杯座太郎と申します。」というように、挨拶の後は自分がどこの誰だか名乗りましょう。
くれぐれも挨拶も名乗りもなしにいきなり「面接の日時を変更してください」等と要件には入らないでください。
会ったことがある相手の場合
何かの機会で会ったりお世話になったことがある相手であれば、「先日の説明会では大変お世話になりました。貴社の〇〇サービスの強みが分かり大変勉強になりました。」程度の前回会った時のお礼を一言つけておくとよいでしょう。
長々と感想を語る必要はありませんが、最初にお礼があるメールは読む方も気持ちが良いですし、「あの時のあの子だな」と思い出してもらえるきっかけになるかもしれません。
本文
半角カタカナ、記号、顔文字を使わない
ありがちなのが①やⅠのような環境依存文字です。送信先では文字化けして読めなくなる可能性があるので使用は控えましょう。
また、半角カタカナも文字化けする可能性があり、そもそも読みづらいのでやめましょう。
顔文字や☆や♪等の記号も問題外です。そのような表現で感情を伝える必要はありません。
改行を入れる
判読性を高くするために、一行は全角30文字から35文字程度で改行を入れておくとよいでしょう。
文章自体も長くしすぎないようにしましょう。長文にせずとも失礼のない文章は書けるはずです。
添付ファイルに関して
添付ファイルを送る際は、本文に必ず「××を添付してお送りいたします」等の一文を添えましょう。
また、何を添付したのか明示するため、本文に添付ファイルのタイトルとファイル名まで書いておき、その際タイトルと添付ファイル名は半角スペース4つでインデントすると見やすくなって親切です。
ES等はないかもしれませんが、後で差し替え版を送付することもあるような場合は、ファイルのバージョンが分かるように日付_ファイル名という形式にし、日付が同日の場合はファイル名の最後に_a,_b,_cと言うようにバージョン番号を振ったりするとよいでしょう。
よくこの添付ファイルが添付されていなかったり違うファイルが添付してあったりする場合もあります。焦らず添付ミスがないか最後に必ず確認をしてから送信するようにしましょう。
「〇〇してください」
ビジネスメールでお願いをする際に「〇〇してください」と書くことはありません。何らかのお願いをする際は「〇〇をお願いできますでしょうか」等といった書き方をしましょう。
また、お願いの前には適宜「お忙しいところ恐れ入りますが」という一言を入れられるとよいでしょう。
結び
「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」等、基本的に本文の最後には「よろしくお願いいたします」をつけましょう。
署名
メールの最後には、一目見てどこの誰なのかと連絡先が分かる署名を作っておきましょう。
罫線の部分では本文同様、☆や♪といったキラキラしたものは使わない方がよいでしょう。
その他メールのマナーについて
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できれば24時間以内に返信する
就活中は最低でも24時間に1回はメールを確認し、スムーズなやりとりを心がけましょう。
CC、BCCについて
学生の方々にはあまりなじみがないかもしれませんが、メールはToだけでなく、CC、BCCに入ってるアドレスにも送られます。
CCは、CCに入れたアドレスがメールを受け取った人に見える状態で送られ、BCCはメールを受け取った人にアドレスが表示されない状態で送られます。
これは、例えばOB訪問を受けた先輩が人事部のアドレスをCCに入れたり、人事部の新卒担当者の方が上司の方のアドレスをCCに入れたりというように、情報共有のために使われることが多いです。
CCにアドレスが入ってたら、基本的にメールを返信する際は「全員に返信」を選択してそのまま全員に返信がいくようにした方がよいでしょう。
文例
面接の日程におけるメールの一例です。
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まとめ
たまに「メールの返事が来ない」という学生のメールを見てみると、上記の多くを間違えていて、「それはスパム扱いされてしまったのでは……」と思うことがあります。
企業によっては、社内でのメールの書き方がかなり厳格に規定されているところもあります。業務によってはメールのやりとりが非常に多くなり、その読みやすさが全体の生産性にさえ影響を及ぼしてしまうからです。
メールはその人の時間を奪って読んでもらうものです。
書き方や言い回しに迷って調べたり、失礼のないよう何度も読み返してからやっと送信ボタンを押したり、ということは社会人経験が長い人でもやっています。
就職後の社会人生活に役立てられるよう、就活を機にビジネスメールの書き方の基礎をある程度学んで身につけられるとよいかと思います。
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