一日の終わりに「あまり仕事が進まなかったな……」と思うこと、ありますよね。わたしも以前はよく思っていました。
しかし「あること」を朝の仕事前にやるようになってからは、なくなりました。その「あること」というのは、一日の予定を立てることです。
＜この記事の著者＞
ヨス - Tech Team Journal
業務効率を改善し、タイムパフォーマンスを高める時間最適化の専門家。「単語登録」の便利さを伝える「単語登録エバンジェリスト」。
【目次】
仕事の前にその日の予定を立てる
わたしが一日のはじめにやっているのは、アプリ「TaskChute Cloud（タスクシュート・クラウド）」に一日の予定を入力することです。
もちろん「TaskChute Cloud」でなく、メモアプリに書いてもいいですし、紙のメモ帳に手書きするのでも構いません。目的はアプリを使いこなすことではなく、予定を立てることですから。
これを毎朝やるだけで、一日の充実度とタスクの達成率が格段に上がります。では、わたしが毎朝やっている手順を紹介します。
【1】2種類のタスクを確認する
予定を立てるときにまずやるのは、2種類のタスクを確認することです。わたしの場合は、やるべきことを以下の2種類に分けて管理しています。
（1）期限の決まっていることはGoogleカレンダーで管理
（2）期限はないがやるべきことはEvernoteの「ノート」上で箇条書き管理
そのため、朝に予定を立てるときは、GoogleカレンダーとEvernoteの両方に目を通します。多くの場合、期限の決まっていることは依頼されている仕事です。逆に期限のないものは、自分のやりたいことです。
【2】アプリに入力する
2種類のタスクをチェックし、今日やることとして選んだものをメモします。「そんなめんどうなことを毎日よくやるな！」と思われそうですね。
でも、毎日やることは「TaskChute Cloud」に搭載されている「ルーチン化」という機能のおかげで入力しなくても済むため、大した作業ではありません。
まだその日の予定を入れていなくても、上の画像のように「ルーチンとして登録しているタスク」が最初から表示されます。
つまり「毎朝予定を立てる」とはいっても、実際に入力するのは多くても5個くらいのタスクでしょうか。なお、ルーチンとして表示されるタスクでも「今日はやらない」と思ったものは、その日の予定からは削除してOK。
わたしは、依頼されている仕事はできるだけ午前中に終わらせ、午後からは期限のない仕事に取り組むようにしています。とはいえ、なかなかそううまくはいきませんが。
【3】完了したらチェックを入れる
あとは、タスクが完了したときにチェックを入れるだけです。紙に箇条書きにしている場合は、消すのではなく、ペンで打ち消し線を入れるのがオススメ。
「TaskChute Cloud」の場合は、タスクを始める前に「開始ボタン」をタップし、終わったら「終了ボタン」をタップします。
朝イチで「やるべきこと」を明確にするメリット
朝イチで「今日やるべきこと」を明確にするとどんなメリットがあるのでしょうか？ 一つのタスクが終わったときに「次は何をやるべきだっけ？」と考える作業がなくなります。
やることを朝から可視化しているので、ダラダラすることも避けられます。また、タスクとタスクの間には10分程度の休憩時間もスケジュールとして入れておくと、没頭しすぎることも避けられますよ。
わたしは同じ作業を一日中できてしまうタイプなので、その日の予定を決めておかないと、一つのタスクしかできなくなってしまうのです。その日にやるべきことが決まっていると、「次はあれをやらないといけないから、このへんで切り上げよう」と思えます。
何も決めずに始めたときと比べて、一日が終わったときの満足感が高まるのも大きなメリットです。朝に「今日やるぞ」と設定したタスクが全部消えたときの爽快感はたまりません。
デメリットは「朝の貴重な時間」を使うこと
朝の「貴重な時間」を使ってスケジュールを立てるのは、デメリットに思えるかもしれません。わたしの場合は、一日の計画に10分ほど使っています。
しかし、朝に少し時間を使ってスケジュールを立てた方が、立てなかったときよりも時間のロスが減るので、結果的には朝に時間を使ったほうが無駄がなくなると感じています。
ぜひ、朝にその日のスケジュールを立ててみて、立てなかったときと比べてみてください。
（文：ヨス）
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