＜この記事の著者＞
ばんか（bamka） - Tech Team Journal
Web制作会社の会社員（Webディレクター）として働きつつ、個人でブログ／メディアライターとしても活動するパラレルワーカー。
ChatGPT等AIを公私で駆使し、ITツール・ガジェットを用いて人々の生活をより豊かにするための活用術を提供するブログも運営。
タスク管理、得意ですか？
自慢じゃありませんが、私は苦手です。あまり好きではありません。
Webディレクターとしては、プロジェクト管理・タスク管理は必須スキルなので、一般的には「上手にやれている方」なのかもしれません。ですがいまだに苦手意識は抜けないままです。
なんで苦手なのかなぁと思い返してみると、要因はいくつか思いつきますが、中でも最も根深い問題は「気持ちに頼りすぎる」という点にあるように思います。
【目次】
やる気の高いときに設定するから長続きしない
以前どこかのお悩み相談系の記事にて「勉強が続かないんですけど、どうしたらいいですか？」という悩みを目にしました。それに対して筆者は、以下のように回答しています。
「まず、3日間でやる勉強量を決める。そうしたら次に、それを7日間に再分配しなさい」
このような解決策を提案した理由は、「計画の立て方が下手だから」と言い切ります。
なにかを始めようと考えたとき、その理由の多くは、何か、あるいは誰かに触発されて、やる気やモチベーションが最高に高まっているときです。そして、あたかもそのテンションが1週間、1か月、1年間続くと考えて計画を立て始めます。
しかし人間ですので、もちろんそんなに長続きはしません。もしかしたら3日後には半分ぐらいのモチベーションしか残っていないかも。
あるいは、気持ちだけではどうにもならない要因で継続が絶たれる可能性もあります。体調不良、割り込みの予定など、起こり得るイレギュラーはさまざまです。
計画は簡単にご破算し、残るのは「自分はこんなに簡単なことも続けられないのか」というネガティブな感情だけ。その結果「自分は計画が苦手」「勉強が続けられない人間」というレッテルを自分で貼り付けてしまいます。
この話はタスク管理にも通じます。とくにタスク管理は、計画をしている瞬間が一番モチベーションが上がりますから、パフォーマンスを見誤りがちです。
1日で10個ものタスクを終わらせられるような気にもなります。ミーティングがひとつも入っていない日ともなれば、普段の倍量のタスクでも大丈夫だと思えるぐらいに気が大きくなります。
しかし勉強と同じで、その計画はすべて、根拠のない自信に由来するもの。過去の実績もなく、なんとなくの感覚で判断した計画でしかありません。
したがって、冒頭で回答されていたような対策は、非常に理にかなっているなと感心しました。
これらの失敗は “過信” が原因で起こるもの。ですから自分の「これぐらいできる！」という見積もりを、3日間から7日間に平たく伸ばすことで、当初の計画から約40%程度まで強制的にダウンさせるのです。
そうすれば計画を実現可能なレベルまで落とせて、実際にタスクを完了させられるでしょう。そして、そうした成功体験を重ねていけば、自分の力量も正確に見積もれるようになり、より正確な計画が立てられるようになります。
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感覚ではなく、実績から判断する
もうひとつ、タスク管理が苦手な人の特徴として、作業ログを付けない点が挙げられます。
上記の「計画が下手」にも通じるところがありますが、過去の実績やデータがなければ、タスクに必要な時間を感覚で判断するしかありません。これはよくない典型例です。
過去にタスクを行ったときに作業ログを取っておけば、そのタスクにどれだけの時間が掛かったかがわかります。これは「予想」ではなく「事実」ですので、次に同じタスクを行うときはその実績を元にして正確な計画を立てられます。
「感覚」ではなく「データと事実」に基づいて計画を立てられるようになれば、タスク管理への苦手意識も減っていくでしょう。
「いちいち作業時間を記録するのは面倒だ」という人には、ポモドーロテクニックがオススメ。
ポモドーロテクニックは、「25分の作業」と「5分の休憩」を繰り返す集中法。あらかじめ決めておいたタスクに25分取り掛かり、その後5分休んだら、また25分集中して……。これを繰り返すことで、長い時間でも集中力を維持できるようになります。
私は毎日、今日のやるべきタスクを書き出しています。そこに書いたタスク名の横には、ポモドーロ1セットにつき★をひとつ付けています。これにより、そのタスクにどれぐらいの時間を要したのかを簡単に保存しておけます。
地道な作業ですが、これを繰り返すと自分の正確なパフォーマンスを感じられるようになっていき、タスク管理やプロジェクト管理にプレッシャーを感じなくて済むようになります。
さいごに
ログを取っていくと「自分は1時間でこれだけしか進められないのか」という、知りたくなかった事実を突きつけられてしまいます。
ですが、見たくない現実に目を向けなければ、正確なタスク管理はいつまで経ってもできません。まずはタイマーを買ってきて、タスクを行うときは必ず利用するようにしましょう。
(文：ばんか（bamka）)
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