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こんにちは。谷口です。
就活生の皆さんは、企業の人事担当者や社会人の先輩達とメールでやり取りする機会が増えてくる時期だと思います。
毎年、就活生とメールでやりとりする機会の多い人事担当者やOB訪問を受けた方々からよく聞くのが「学生から来たメールが失礼すぎる」という話です。
ビジネスメールって慣れないうちは書き方がよくわからないし、面倒だし、時間もかかって嫌ですよね。でも、適当なメールを送って「失礼な学生だなー」と思われる方が面倒なことになるかもしれません。
ビジネスメールでよく使われるフレーズはほとんどパターン化されているので、慣れれば失礼のないメールがさくっと書けるようになります。今回は、就活中に「どう書けばいいんだ？」となったときに使えるメールのフレーズを集めました。
就活生だけでなく、メール慣れしていない転職希望者の参考にもなればと思います。
■就活中、企業に送るメールで気をつけたいポイント
◆話し言葉とは異なる言い回しが必要
ビジネスメールの相手は友達でもないですし、通販やお店の予約をするわけでもないので、用件が伝わればそれでいいというものではありません。
・できません→いたしかねます・対応が難しいです
・〇〇してください→ 〇〇をしていただけますでしょうか・お願いできますでしょうか・お願いできればと思います
というように、基本的に相手の様子を伺いつつ、「ほんと申し訳ないんですけど、お願いできませんか」という感じを出します。「面接日程を変更してください」みたいな一方的なお願いの仕方は失礼に当たります。
◆読みにくくなるので漢字変換しすぎない
読みにくくなりますので、ビジネスメールでは漢字は多用しない方がいいです。
・事→こと
・致します→いたします
・有難う→ありがとう
・宜しく→よろしく
・御座居ます→ございます
◆よく使うワード
・お忙しいところ恐れ入りますが
・お忙しいところ大変申し訳ございませんが
・大変恐縮ではございますが
・ご多忙中のところ誠に恐れ入りますが
・よろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。
何かと恐れ入ったり申し訳なかったりするのがビジネスメールです。実際、先方もいろいろな仕事があって忙しいなかでメールに対応していますので、「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇の件についてご連絡いたしました」で始めたり、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」で締めたりするとスマートです。
■就活中、企業に送るメールで困ったときに使えるフレーズ一覧
Photo by Morten Liebach
◆面接日時などを変更してほしいとき
・お忙しいところ恐れ入りますが
・大変申し訳ございませんが
・大変恐縮ではございますが
・ゼミでの研究発表会と重なってしまいましたため
・急に授業の予定が入ってしまいまして
・調整を試みましたがどの日程も対応が難しく
・変更をお願いできますでしょうか。
・変更していただけますと幸いです。
・ご調整いただけますでしょうか。
・ご調整いただけますと幸いです。
◆選考・内定など辞退したいとき
・大変申し訳ございませんが
・大変恐縮ではございますが
・内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
・今後の選考を辞退させていただきたく存じます。
・辞退させていただきたいと思います。
◆質問があるとき
・お忙しいところ恐れ入りますが
・突然のご連絡にて恐縮ですが
・〇〇についてお伺いしたいことがございまして、ご連絡いたしました。
・××についてお聞きしたいことが2点ございまして、ご連絡差し上げました。
・ご返信いただけますと幸いです。
・ご返信お待ちしております。
・お教えいただけますでしょうか。
◆提出期限などを延長してほしいとき
・大変申し上げにくいのですが
・ぶしつけなお願いで恐縮ですが
・誠に厚かましいお願いとは存じますが
・学内での書類の手続きが遅れておりまして
・〇日には書類が全て揃い、お送りすることができるのですが
・提出期限を〇日まで延長していただけませんでしょうか。
・期日の延長をお願いできればと存じます。
◆書類などを送ったとき
・〇〇を添付してお送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
・〇〇をお送りいたしますので、お目通しいただけますと幸いです。
◆先方から日程変更などをお願いされて返信するとき
・面接日程変更の件につきまして、承知いたしました。
・〇〇書類持参の件につきまして、かしこまりました。
◆返信がほしいメールを送るとき
・ご返信いただけますと幸いです。
・ご返信お待ちしております。
・お教えいただけますでしょうか。
■まとめ
フレーズ集を書いておいてなんですが、メールでかなり重要なのが、早め（遅くても24時間以内ぐらい）に返信するということです。長い時間をかけて完璧なメールを書こうとするよりは、よく使うフレーズを参考にして、最低限失礼のないメールをさくっと返信した方がよいでしょう。
就活や転職活動について、メールなどのマナーに関することにまで話が及ぶと「スキルも見ずにそんな細かいことを気にする企業なんか自分とは合わないから好きなように書く」と言う方がいます。強い意志を持ってそう思われるなら仕方ありませんが、これらのフレーズやマナーは、相手に失礼なことをしないための最低限の範囲のことばかりです。
新卒採用担当者は、学生に完璧なビジネスマナーを求めているわけではありません。多少の間違いがあっても、そこで「この人はマナーがなってないからNG！」となるようなことは、まずないでしょう。しかし、単にビジネスマナーに慣れていないだけなのか、敬意や誠意を欠いた失礼な人なのかどうかは接していればすぐに分かります。失礼な人に対して「ちょっとこの人どうなのかな……」「一緒に仕事したいとは思わないな……」と思うのは自然なことです。
（実際に社会人でもビジネスマナーが完璧という人はなかなかいませんので）最初から完璧にしようと思う必要はありませんが、失礼のないように、自分とやりとりをしてくれる相手に誠意が伝わるようにということを念頭に置いておきましょう。
とは言え、企業と直接やりとりをするのは気を遣うし、時間もかかって面倒だと感じてしまう方も多いと思います。
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