タスク管理について気に入っている手法がひとつあります。それが「Doタスク」と「Thinkタスク」をわける考え方。
行動を伴うタスクと、迷ったり悩んだりするタスク。これらをおなじ枠の中で管理してしまうと、毎日の時間配分が上手にできないことがわかりました。
逆にこれらを別物として扱って、実行するタイミングを見極めるようにしたら、スキマ時間も有効に使えるようになったのです。
【目次】
タスク管理はDoとThinkでわけるとよい
「Doタスク」とは実際に手を動かすタスク。すでにやるべきことが決まっていて、あとは具体的なアクションを起こすだけでよいものです。
すでにやるべきことや見通しが見えているので、完了に必要な見込み時間の予想を立てやすいのが特徴。また、行動を起こすためにはある程度のまとまった時間が必要になります。
「Thinkタスク」は考えるタスク。アイデアを練ったり、進め方を検討したり、プロジェクトの計画を立てたりと、頭を使うタスクです。
特徴として、必要時間の見込みが立てにくい。「30分ぐらいで終わるだろう」と見込んでいたら、意外と時間がかかってしまったり、逆にあっさり10分で終わってしまったりと、見込み時間がブレやすいです。
一度のまとまった時間で完了させられないケースも多いため、スキマ時間にコツコツと進めたいタスクでもあります。
Doタスクの管理・処理方法
「Doタスク」の管理は比較的シンプル。いままで行ってきたタスク管理の手法がそのまま活かせます。
重要なのは「ボリューム」と「実行するタイミング」を見極めること。一日の中で使える時間は限られていますので、そのタスクをいつ・どこに組み入れるかを決めます。
最近の私は、Appleのメモアプリ「メモ.app」を使って、シンプルにテキストで管理にしています。手法としてはバレットジャーナルを応用していて、毎日の「DailyLog」に今日のタスクを書き出すようにしています。
Thinkタスクの管理・処理方法
「Thinkタスク」は上述した通り、必要時間の見込みを立てづらい特徴があります。そのため「○月○日の13時〜14時で終わらせる」という予定が組みづらい。
そこで私は、スキマ時間の積み重ねで進められるようにしています。ロールプレイングゲームの「セーブ」と「ロード」を繰り返すようなイメージですね。
運用の方法は簡単。「Thinkタスク」として「考えるべき議題」をリストにまとめたノートをひとつ作り、そのノートを常に目に見える場所に置いておくのです。
メモ.appを使った管理・運用方法
私の場合は、Appleの「メモ.app」の愛用中。
まず「Thinkタスク」というフォルダを作成。「Indexノート」を作り、それをピンで止めて、常にフォルダの最上部に配置されるようにします。
「Indexノート」には、考えるべき課題を列挙し、全体を俯瞰して見られるようにしています。そしてちょっとしたスキマ時間を見つけたら、この中のどれかをピックアップし、それについて思考を巡らせます。
思考の結果・アイデア・途中経過などは、個別のノートを作成して記録していきます。セーブデータのようなものですね！こういう時、パソコンによるテキストでの保存もできるし、iPadによる手書きのメモでも保存できるのが、メモ.appの強みです。
個別のノートを作ったら、そのノートへのリンクを「Indexノート」に埋め込んでおきます。こうすれば、いつでもセーブデータからロードできます。
「Indexノート」は、いつでもすぐにアクセスできるようにしておくのがベスト。私はiPhoneのホーム画面にウィジェットを設置して、すぐに呼び出せるようにしています。
Thinkタスクを切りわけるメリット
もともとは、何かスキマ時間の有効に活用できる手段はないだろうかと悩んでいたことがきっかけでした。仕事柄、パソコンを目の前にしていないとできないタスクも多く、外出先のカフェでもできるタスクを切り分けたいと思ったのです。
Thinkタスクを切り分けてよかったのは、「考えるべき時間」と「考えなくていい時間」をハッキリと区別できるようになったこと。
以前はふとした瞬間に「あれの件、どうしようかなぁ」「どうしたらいいか……こまったなぁ」と、いつも何かに追われる感覚があり、不安になったりもしました。しかしリストを作ってからは「いまはその時じゃない」と割り切れるようになり、精神的にも非常に身軽になりました。
「よし！いまからこれについて考えるぞ！」とフォーカスできると、アイデアも豊かに湧いてくるような気がしています。
(文：ばんか（bamka）)
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