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こんにちは。谷口です。
そろそろ就活の準備を始めないと……と考えている学生の皆さん、もしくは絶賛就活中の皆さんのために、昨日の就活における電話マナーの記事に引き続き、本日はメールのマナーについてを書いていきたいと思います。
というのも、企業の採用担当者の方に聞くと、「就活生からのメールは電話以上に名乗らず、署名もなく、『面接日時の変更をしたいんですがどうしたらいいですか？』みたいな用件1行だけというものが多すぎる！！LINEと勘違いしてるんじゃないのか」ということがあまりにも多いのです……。
はっきり言ってそのような書き方は非常に失礼です。企業は友達じゃありませんし、ビジネスメールはLINEじゃありません。
というわけで今回は就活生の方へ向けて、企業へメールを送る際のマナーについてお話しいたします。
↓昨日の電話マナー編の記事はこちら
paiza.hatenablog.com
■就活時に気をつけたいメールのマナー
Photo by Luca Terzaroli
皆さんは企業とメールでやりとりする際のマナーについて自信がありますか？「電話よりはメールの方が気が楽」という人もいるかと思いますが、実際はメールは感情が伝わらない分、中身には相当気を遣う必要があります。
ビジネスメールのマナーは、基本的なテンプレートを覚えてしまえばそこまで難しいものではありません。
ただ、面接や電話のように「緊張してるんだろうなあ」という感情を含めたコミュニケーションはできませんので、間違いや失礼のないように何度か読み返して確認するようにしましょう。
メールは後に残るものですし、「この人はいつも適当なメールを送ってくるな」と思われてしまうのは避けたいところです。
◆メールアドレスに気をつけよう
「そんなところから気をつけないといけないの！？」と思うかもしれませんが、多くの社会人は企業から配布されたメールアドレスを使用しています。
そこに「lovelove_ 〇〇〇〇@...」等といったふざけたアドレスからメールが届いたら、最悪スパムメールだと思われて開いてすらもらえない可能性もあります。また、携帯キャリアのメールアドレスを使うのもやめた方がよいです。
恐らく多くの方は大学で「yamada_taro@...」のような名前や学籍番号を使ったアドレスが配布されているかと思いますので、就活メールはそのアドレスでやりとりすると決めてしまうか、改めて就活用に無難なアドレスを取得するかした方がよいでしょう。
◆24時間以内に返信する
就活中は最低でも24時間に1回はメールを確認し、スムーズなやりとりを心がけましょう。
返信が遅いと、既に面接の時間が埋まってしまっていたり、受付を締め切ってしまっていた……という場合もあります。何より、連絡がつかないということは先方も調整等ができないということなので、仕事がストップして非常に困ってしまいます。
◆件名に気をつけよう
件名が空欄、「こんにちは」「お願いします」だけで中身の予想ができない件名というのは、ビジネスでは通常使用しません。これも、最悪スパムメールだと思われて開いてすらもらえない場合があります。
例えば、「【面接時間変更のお願い】パイザ大学 山田です」等のように、長すぎず、ぱっと見てメールの内容が分かるものだとよいでしょう。
また、先方からのメールに返信をする場合は、後からやりとりを振り返られるよう、引用返信をしていちいちタイトルを変えないようにしましょう。面接日時の調整や変更のお願い等で何度かやりとりが発生するのに、いちいち新規作成されて件名も「ありがとうございます！」等に変更されたメールを受け取ると、受け取った側はどこの誰がいつからいつに変更になったのか一目で分からず、関連メールを再び探さなくてはなりません。
先方は自分だけではなく、多くの応募者とやりとりをしていることを念頭に置いてメールを書きましょう。
■メールの中身
メール本文は、とにかく「宛名・挨拶・本文・結び・署名」という定型を守ってください。社内でのやりとりや何度か仕事をしたことのある相手に送る場合でない限り、基本的にほとんどのビジネスメールはこの型に沿って書かれています。
◆宛名について
上記のように、どこの誰に宛てたメールなのかを必ず明記しましょう。
この時、会社名の「株式会社」の部分を㈱とする等、略さずに正式名称を書きましょう。また、担当者の名前等が分からない場合は「ご担当者様」等しておくとよいでしょう。
◆挨拶
初めてのメールの場合は、「初めまして。突然のメールにて失礼いたします。」等で始め、二度目以降なら「お世話になっております。」で始めるのがよいでしょう。
「『お世話になっております』は業務取引における挨拶なので就活にはそぐわない』とする記事等もありますが、特に問題ないかと思います。
むしろ「こんにちは」等で書き始めると、就活の間は問題ないかもしれませんが、社会人になったらビジネスメールで「こんにちは」と書くことはほぼありませんので、「メールは『お世話になっております』で始める」と覚えてしまってよいでしょう。
時々「拝啓 早春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます～」等の挨拶文から始めている人がいますが、手紙とは違い、原則的にビジネスメールに時候の挨拶は必要ありません。丁寧な人だという印象を与えたいのかもしれませんが、むしろメールの書き方がよくわかってないやつだという印象がついてしまいますのでやめましょう。
◆名乗る
「〇〇大学××学部3年の杯座太郎と申します。」というように、挨拶の後は自分がどこの誰だか名乗りましょう。最初に名乗るのは電話でもメールでも同様に必要なことです。
くれぐれも挨拶も名乗りもなしにいきなり「面接の日時を変更してください」等と用件には入らないでください。友達同士の約束の変更連絡をしているのではありません。
◆本文
◇半角カタカナ、記号、顔文字を使わない
ありがちなのが①やⅠのような環境依存文字です。送信先では文字化けして読めなくなる可能性があるので使用は控えましょう。
また、半角カタカナも文字化けする可能性がありますし、そもそも読みづらいのでやめましょう。顔文字や☆や♪等の記号も問題外です。そのような表現で感情を伝える必要はありません。
◇改行を入れる
判読性を高くするために、一行は全角30文字から35文字程度で改行を入れておくとよいでしょう。
文章自体も長くしすぎないようにしましょう。長文にせずとも失礼のない文章は書けるはずです。
◇「〇〇してください」
ビジネスメールでお願いをする際に「〇〇してください」と書くことはありません。何らかのお願いをする際は「〇〇をお願いできますでしょうか」等といった書き方をしましょう。
また、お願いの前には適宜「お忙しいところ恐れ入りますが」という一言を入れられるとよいでしょう。
◆結び
「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」等、基本的に本文の最後には「よろしくお願いいたします」をつけましょう。
◆署名
メールの最後には、一目見てどこの誰なのかと連絡先が分かる署名を作っておきましょう。
罫線の部分では本文同様、☆や♪といったキラキラしたものは使わない方がよいでしょう。
■マナーなんか面倒くさいという人へ
Photo by Andy Miccone
昨日・今日と、就活における電話・メールのマナーについてをお話ししてきました。
就活や転職活動のお話をしているときに、電話やメールのマナーに関することにまで話が及ぶと「スキルも見ずにそんな細かいことを気にする企業なんか自分とは合わないから別にいい」「ありのままの自分を評価してもらえない企業ならこっちから願い下げだ」と言う方がいます。
強い意志を持ってそう思われるなら仕方ありませんが、今まで書いてきたことは、相手に失礼なことをしないための最低限の範囲のことばかりです。
新卒の採用担当をしている方の多くは、学生にパーフェクトなビジネスマナーを求めているわけではありません。緊張して言葉に詰まったり、間違った言葉遣いをしても、そこで「この人はマナーがなってないからNG！」となってしまうことは、まずないでしょう。
しかし、相手がビジネスマナーに慣れていないだけなのか、敬意や誠意を欠いた失礼な人なのかどうかということは接していればすぐに分かります。
友達同士でも、自分が時間を割いて連絡をしているのに、相手がずっと「え？はぁ、はぁ、はい……」という感じだったら「なんだこいつ」って思いますよね。
人と人が接触するに当たって、失礼なことをされるのは誰だって嫌ですし、失礼な人に対して「ちょっとこの人どうなのかな……」「一緒に仕事したいとは思わないな……」と思うのは自然なことです。
最初から完璧にしようと思わず、（実際に社会人でもビジネスマナーが完璧という人はなかなかいませんので）失礼のないように、自分とやりとりをしてくれる相手に誠意が伝わるようにということを念頭に置いておきましょう。
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■まとめ
電話やメールで連絡をするのがどうしても苦手だという人は、企業とのやりとりを仲介してくれる就活サービスを利用するのも一つの手です。
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