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仕事がわけわからなくなったら、細分化だ!

過去にやった経験や知見がない仕事を、どのように進めたら良いのか。これについて有効な方法はいくつかありますが、中でも意識すべきなのは「仕事を細かく分解する」です。

未知のものと相対したとき、仕事の全貌が見えないために怖気づいてしまい、手がつけられなくなってしまった体験はありますか?。具体的なアクションにまで落とし込めないまま、時間だけがイタズラに過ぎてしまい、状況がどんどん悪化していってしまう。

大なり小なり、誰でもそういった経験はあるように思います。そんなときは、できうる限り仕事を細かく分解していく力が大切になってきます。


<この記事の著者>
ばんか(bamka) - Tech Team Journal

Web制作会社の会社員(Webディレクター)として働きつつ、個人でブログ/メディアライターとしても活動するパラレルワーカー。
ChatGPT等AIを公私で駆使し、ITツール・ガジェットを用いて人々の生活をより豊かにするための活用術を提供するブログも運営。


【目次】

細かく分解する力は分野を問わず活用できる

Webディレクターやマーケティングの仕事をしていると、同じ仕事を二度以上する機会はほとんどありません。「似たような仕事」はたびたび繰り返されますが、まったく同じ仕事はないです。

私の仕事は基本的にプロジェクト単位で行います。一つの目的とゴールがあって、それを達成するために必要な施策を実施すれば、プロジェクトは完遂となります。その後に経過観察を行い、KPIが達成できているかの評価もはじまりますが、それはまた別プロジェクトとして動かします。

プロジェクトの企画・計画するのが仕事の一つで、プロジェクトの完了までの道筋と工程を私が作ります。
このとき、初めて経験するからと物怖じしてはいられません。参考事例や経験がなくとも、自分で考え、プロジェクト完遂までの絵を描かなければならないのです。

こういう「どう進めたらいいのかわからない」という状態を脱するために大切なのが、仕事を細かく分解する力です。

巨大すぎて途方にくれてしまいそうなプロジェクトでも、どんなに複雑で難解な課題でも、突き詰めれば小さなタスクの集合体。細かく切り刻んでいけば、今日にも実行できる単純なタスクになります。

この「小さく分けて情報を処理する」という力は、職種・業種・役割に限らず、どんな仕事でも応用できるスキルです。


大きいタスクを前に呆然とする後輩の例

以前、後輩のWebディレクターにサイトのリニューアル案件の進行管理を依頼したときのこと。新人とはいえ、過去には先輩ディレクターのサポートとしてリニューアルプロジェクトを経験していたので、まったく未経験というわけではありませんでした。

一通りの要件を引き継ぎ、「あとはお願いね」と一任。その後の経過は一見すると良好に思えました。クライアントとのコミュニケーションや打ち合わせの頻度も多かったので、安心していたのです。

ですが1週間ほど経っても具体的な制作が進行していない様子。全体のスケジュールにも影響が出そうだったので、状況確認のためのミーティングを設けました。

すると「クライアントからの希望を聞いていたら要件が大きくなってきて、やらなければならないタスクが溢れてしまった。何から手をつけて良いのかわからなくなっていて、呆然としてしまった」とのこと。

こうした失敗は珍しくはありません。私自身も身に覚えがありますし、大なり小なり誰もが一度は経験があるかと思います。

仕事を分解するときのコツ

「仕事の分解」のコツはいくつかありますが、私は「自分の力で実行できるところまでタスクを分割できているか」を意識しています。

たとえば「自分で考えて結論を出せるもの」と「どれだけ考えても結論が出せないもの」を同じように取り扱うと、物事を前に進められません。

前者は、考える時間を確保すればタスクを完遂できます。ですが後者は、どれだけ自分が努力をしても完了しません。
判断できるほどの知識や経験がなかったり、何を根拠に決断していいのかわからなかったりするので、他者の協力が必要になります。

ですのでこの場合は、「先輩に相談する」や「誰かに依頼する」といった「自分で実行できるタスク」に落とし込む必要があります。

他にも「自分で手を動かすタスク」か「思考・調査・検討をするタスク」かの判断も大切です。必要な時間も大きく異なりますし、タスクの完了条件も違ってきます。

タスクの細分化には「HIROEN」と呼ばれるフレームワークを参考として、タスクの属性を分類すると、切り分けやすくなります。





わからないことはChatGPTに聞く


到達したいゴールと自分の現在地にはギャップがあり、このギャップを埋めるための手段や方法がわからない。そういう状況を打開するために、ChatGPTの力も借りるようにしています。

ChatGPTに対して、まずは自分の現状についてインプットします。「背景」「現在の状況」「達成したいゴール」「自分の考えや仮説」などの詳細を伝えます。そして次に「ゴールを達成するために必要な手順」「自分の理解で誤っている点の指摘」「自分が学ぶべき事柄」が何かを示すように依頼します。


そうすると、ゴール達成までの大枠が見えてきます。提示された手順が完璧ではないかもしれませんが、少なくとも「何がわからないのか、わからない」という行き詰まった状況を打破する手助けになります。



ChatGPTがいいのは、コンテキストを理解してくれるところ。

インプットした情報は積み重ねられていき、自分の状況に合った答えを出してくれるようになります。一度のプロンプトですべてを解決してもらおうとせず、先輩に相談するようなイメージで素直に対話を重ねていくといいでしょう。

「この手順を実行する理由は何?」
「この工程の進め方がわからないから、進めるためのタスクをもっと詳しく分解してほしい」
「自分の理解を深めるために、何を勉強したらいい?」

プロンプトの作り方は適当で大丈夫です。素直な気持ちで話しかけたら、それに対して答えを返してくれます。
会社の先輩や上司に聞きにくい内容でも、ChatGPTなら気楽な気持ちで質問できます。自分の都合のいいように使って、探索を深めていきましょう。


最後に


立ち止まってしまったときは、今の状況について「考えているのか」「悩み、迷っているのか」の判断が大切です。

「考えている」状況なら、それはおそらく、自分の中に答えがあります。集中して考えられる時間を確保すれば、仕事の進め方も整理できるでしょう。

「悩み、迷っている」状況なら、きっと自分だけでは答えが出せません。これ以上時間を費やしても事が先に進みませんので、他の人の協力を得られるように働きかけたほうがいいでしょう。

(文:ばんか(bamka))


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